De zakelijke rekening
Bij een BV of NV is het verplicht om een zakelijke rekening te hebben, deze moet je tijdens de oprichting openen, omdat het aandelenkapitaal hierop gestort moet worden. Voor de overige rechtsvormen is het niet verplicht om een zakelijke rekening te hebben. Wij raden het echter aan om altijd een zakelijke bankrekening te openen. Dan kun je vooraf duidelijk onderscheid maken tussen privé en zakelijke uitgaven.
Het werken met een zakelijke rekening geeft je een beter inzicht in de stand van zaken. Je hebt zakelijke kosten en opbrengsten inzichtelijk zonder dat het beeld vertroebeld wordt door je privé uitgaven. Ook als je bijvoorbeeld een boekhouder hebt met verloop van tijd dan hoef je hem of haar alleen de bankafschriften van je zakelijke rekening te geven en hoeft hij/zij dus geen inzicht te hebben in je privé financiën. Dat levert dus besparing van tijd en geld op !
Een zakelijke rekening heeft ook meer mogelijkheden dan een privé rekening. Je kunt bijvoorbeeld een incassocontract afsluiten als je een jaar een zakelijke rekening hebt, zodat je zelf kunt incasseren van de rekening van je klanten. Ook zakelijke kredieten e.d. kun je alleen koppelen aan een zakelijke rekening. De kosten zijn iets hoger dan een privé rekeningen, maar dit gaat om een paar tientjes per jaar, afhankelijk van bij welke bank je bankiert.
Huisstijl
Als je het bedrijf hebt opgericht is het verstandig om meteen een huisstijl aan te nemen, dit is de identiteit van je bedrijf en zorgt voor herkenning bij de klant.
De huisstijl gebruik je in alle communicatie naar buiten toe, je gebruikt het op je website, je briefpapier, je visitekaartjes enz. Door meteen met een huisstijl te werken heb je meteen een herkenbare identiteit. Door deze huisstijl consequent toe te passen zullen mensen ook je bedrijf gaan herkennen aan de hand van je logo.
Een huisstijl straalt ook professionaliteit uit en dit kun je verwerken in:
- Visitekaartjes
- Briefpapier
- Enveloppen
- Facturen en Contracten
- Website
- Folders & Flyers
- Etc.
Als je van een bedrijf een brief krijgt op briefpapier in een enveloppe met daarop het logo van het bedrijf dan komt dit veel professioneler over dan wanneer je een blanco enveloppe met een handgeschreven adres krijgt. Dit is een kleine investering en geeft meteen een betere uitstraling. Zorg ook dat je overal je kvk nummer, btw nummer en bankrekening vermeldt, hiermee laat je zien dat je ook daadwerkelijk een bedrijf hebt en mensen kunnen dit nazoeken in het handelsregister.
Algemene Voorwaarden
Het opstellen van algemene voorwaarden is iets dat vaak vergeten wordt bij het oprichten van een bedrijf. Het is niet verplicht, maar wel belangrijk om te doen. In de algemene voorwaarden stel je de “spelregels” van je bedrijf vast.
In de algemene voorwaarden staat op welke manier je zaken doet met andere partijen, hoe het zit met bijvoorbeeld levering, betaling, facturering enz. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die je met andere partijen sluit. Je kunt algemene voorwaarden zelf opstellen, op internet zijn veel voorbeelden te vinden.
Zorg wel dat de algemene voorwaarden passen bij je bedrijf, er zit namelijk een groot verschil in de algemene voorwaarden per bedrijf. Als je zelf niet goed bent in juridische teksten is het raadzaam hier een juridisch adviseur naar te laten kijken.
Als je van plan bent met een incassobureau te gaan werken voor eventuele wanbetalers dan hebben zij vaak ook experts in dienst op het gebied van algemene voorwaarden.
Als je de algemene voorwaarden hebt opgesteld moet je deze ook nog kenbaar maken aan de klant. Voordat een klant iets bij je koopt moet hij de algemene voorwaarden hebben ontvangen. Je kunt dit meesturen met je offertes of bij bestellingen via internet als download button op de bestelpagina zetten.
Je kunt ook de algemene voorwaarden deponeren bij de kamer van koophandel, dit is niet verplicht. Het voordeel hiervan is dat je nooit discussie hebt over of de inhoud van de algemene voorwaarden nog is gewijzigd na een bepaalde datum. Als je de algemene voorwaarden deponeert moet je ze alsnog ook los aan de klant kenbaar maken. Je mag niet van de klant verwachten dat hij/zij bij elke aankoop naar de kamer van koophandel gaat om de algemene voorwaarden in te zien.
Contracten en facturen
De algemene voorwaarden zijn de algemene afspraken die altijd van toepassing zijn. Je kunt aanvullende zaken afspreken in een contract. Ook hier kun je standaard formats voor maken zodra je het bedrijf hebt ingeschreven.
Voor alle diensten en producten die je levert moet je een factuur sturen, dit is verplicht. Op deze factuur moet de btw uitgesplitst zijn.
Contracten zijn niet verplicht, maar wel nuttig om specifieke afspraken vast te leggen, afhankelijk natuurlijk van het type product of dienst dat je levert. Facturen zijn wel verplicht en deze moet je ook uitreiken aan je klanten. Dit mag tegenwoordig ook digitaal, maar hiervoor gelden wel specifieke regels.