Administratieplicht en bewaarplicht
De fiscale wet schrijft voor dat administratieplichtigen een administratie moeten voeren en deze moet bewaren. Voor ondernemers is het belangrijk om te weten wanneer u verplicht een administratie moet bij houden en wat u moet bewaren en hoe lang. Hieronder geven wij u die informatie en ook wat handige tips hoe u deze verplichtingen kunt nakomen.
Administratieplicht: wie is verplicht een boekhouding bij te houden?
In de wet staat opgesomd wie als administratieplichtigen worden aangemerkt. Dit zijn:
- Lichamen (zoals de BV, NV, verenigingen en stichtingen)
- Natuurlijke personen die een bedrijf of een zelfstandig beroep uitoefenen in de vorm van een eenmanszaak, een vennootschap onder firma of een maatschap, zoals advocaten en accountants
- Natuurlijke personen die inhoudingsplichtig zijn, bijvoorbeeld particulieren met huispersoneel
- Personen, die vermogensbestanddelen aan hun vennootschap ter beschikking stellen, bijvoorbeeld directeuren-groot aandeelhouder die onroerende zaken verhuren aan hun eigen BV
Bent u administratieplichtig? Dan moet u een administratie inrichten en bewaren.
Wat is een administratie?
Het begrip administratie is een zeer ruim begrip. Zo is het voeren van de administratie niet alleen het te boek stellen van de financiële mutaties van een onderneming. Ook moeten bestuurs- en beheersdaden, de interne organisatie in het algemeen, het (interne) berichtenverkeer en alles wat daarmee samenhangt vast gelegd worden. Alles wat voor de belastingheffing van belang kan zijn, moet worden vast gelegd.
In beginsel geldt dit voor ieder gegeven dat eenmaal in verband met het bedrijf is verzonden, ontvangen of intern is vastgelegd. Hierbij valt onder meer te denken aan aantekeningen over inkoop, verkoop, productie en calculaties. Ook correspondentie, e-mails, contracten, notulen, afsprakenboeken, klantendossiers, verrichte berekeningen, kladaantekeningen, statistische gegevens en vastleggingen voor interne doeleinden behoren tot de administratie. Privacygevoelige stukken uit het personeelsdossier, bijvoorbeeld een psychologisch rapport betreffende een medewerker, vallen in principe niet onder de administratieplicht.
Omdat de omvang van de administratie is van de aard, omvang en type onderneming, gelden voor de administratie van een kleine onderneming andere eisen dan bij een groot en complex bedrijf.
Hoe moet de administratie worden gevoerd?
U bent vrij in uw keuze op welke wijze u de administratie wilt inrichten en wilt voeren. De administratie moet voldoen aan de algemene eisen van juistheid, volledigheid en controleerbaarheid. De Belastingdienst kan bijvoorbeeld niet verplichten om een bepaald(software-)systeem te (gaan) gebruiken.
Ook hoeft niet alle informatie in papieren vorm te zijn, dat kan ook digitaal. Denk daarbij aan digitale bankafschriften, digitaal verzonden facturen. De digitale informatie kan op een server staan of op een ander digitaal opslagmedium zoals bijvoorbeeld het voeren van een administratie “ in the cloud”.
Als de keuze valt op een digitale administratie dient u aan bepaalde voorwaarden te voldoen. Het uitgangspunt hierbij is dat de digitale administratie niet minder bruikbaar mag zijn dan een administratie op papier. Ook moet voldaan zijn aan de volgende eisen voor het voeren van een digitale administratie:
Inhoudelijk juist en volledig
Deze eis wordt ook gesteld bij de papieren administratie. U dient technische en organisatorische maatregelen te treffen dat bij het overbrengen geen gegevens verloren gaan. De gegevens moeten tot in detail aansluiten bij de overige gegevens.
Zo moet altijd bij een ingevoerd bedrag van een ontvangen factuur een kopie van de originele factuur bewaard blijven. Deze factuur kan echter ook worden ingescand en vervolgens digitaal worden bewaard. Het origineel hoeft dan niet meer te worden bewaard.
Wanneer u papieren gaat inscannen, dienen ook alle relevante gegevens te worden omgezet. Hieronder vallen een briefhoofd, een logo, een watermerk en de kleuren van de papieren. Ook mag de scan niet later nog gewijzigd kunnen worden. Alleen dan hoeft het origineel niet meer te worden opgeslagen.
Controleerbaar, leesbaar en (re-)produceerbaarheid van documenten
Net als bij de papieren administratie moeten gegevens binnen een redelijke tijd controleerbaar, leesbaar en (re-)produceerbaar zijn.
Indien uw administratie beschikt over de mogelijkheid om een auditfile te maken, bent u verplicht om deze desgevraagd bij een boekenonderzoek aan de Belastingdienst te verstrekken.
Bewaarplicht
U bent wettelijk verplicht de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn, gedurende zeven jaar te bewaren.
Deze termijn begint te lopen vanaf het einde van het betrokken jaar waarin de betreffende informatie zijn actualiteit verliest en komt overeen met de algemene wettelijke bewaartermijn. Er bestaan uitzonderingen op deze algemene fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Zo geldt bijvoorbeeld voor de btw-administratie van onroerende zaken een termijn van negen jaar volgend op het jaar van ingebruikneming.
Als u personeel inleent, is het aan te bevelen identiteitsbewijzen, NAW-gegevens en manurenstaten langer dan zeven jaar te bewaren. Dit omdat de Belastingdienst u ook na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn mogelijk nog aansprakelijk kan stellen voor door de uitlener onbetaald gebleven belastingschulden.